労務DDにおいて、近年特に重要性が増している項目が「労働時間の適正な把握」です。特に働き方改革関連法の施行や裁判例の蓄積により、企業に求められる労働時間管理の水準は年々高まっています。今回は、労働時間の把握における問題点と対策、特にPCログなどの客観的記録との乖離確認の重要性について解説します。
労働時間の適正な把握が求められる背景
2019年4月に施行された「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」（厚生労働省）では、使用者に対して労働時間を適正に把握するために必要な措置を講ずることを求めています。このガイドラインは法的拘束力こそないものの、労働基準監督署の監督指導や裁判の判断基準として参照されるため、実質的な遵守が必要となっています。
また、長時間労働による健康障害（過労死・過労自殺など）の防止や、未払い残業代の発生防止といった観点からも、労働時間の正確な把握は企業のリスク管理上必須となっています。
労務DDにおける主な指摘事項
当法人が実施する労務DDでは、労働時間管理に関して以下のような問題が頻繁に見受けられます。
1. 自己申告制の不適切な運用
自己申告制を採用している企業で、実態と乖離した申告（過少申告）が常態化している、または会社側が残業時間の上限を設定し実際の労働時間と関係なく申告させているなどの問題があります。
2. 客観的記録との乖離
タイムカードやICカードの打刻時間と、PCログ（ログイン・ログアウト記録）、入退館記録などの客観的記録との間に乖離があるにもかかわらず、その確認・是正を行っていないケースが多くあります。
3. 管理対象となる「労働時間」の範囲の誤解
「会社が指示した時間だけが労働時間」「残業申請した時間だけが労働時間」といった誤った認識により、実際には労働時間に該当する時間（準備作業や後片付け、自己研鑽と称した実質的業務など）を労働時間として扱っていないケースがあります。IPO準備中の企業でも乖離時間を自己研鑽、自己学習として申告しているケースが多いように感じますので適正な労働時間把握が求められます。
4. 管理体制の不備
労働時間の記録はあるものの、それを誰がどのようにチェックし、問題がある場合にどう対応するかという管理体制が不明確または形骸化しているケースが見られます。
PCログとの乖離確認の重要性
特に近年の労務DDや労働基準監督署の調査、また労働紛争においては、PCログなどの客観的記録と申告労働時間との乖離が重要な争点となっています。
1. PCログが「労働時間」の証拠として認められる傾向
多くの裁判例において、PCのログイン・ログアウト記録は労働時間の有力な証拠として認められています。「PCを使用しなくても業務は可能」との反論は、情報化が進んだ現代のオフィスワークにおいては説得力を失いつつあります。
2. 「乖離放置」のリスク
PCログと申告労働時間との乖離を会社が認識しながら放置していた場合、黙示の残業承認と判断され、未払い残業代の支払い義務が生じる可能性が高まります。
3. 乖離の原因分析と是正の必要性
労務DDにおいては、単に乖離の有無だけでなく、乖離が生じる原因（業務の特性、労働者の意識、管理者の指導不足など）を分析し、是正策を講じているかどうかも重要なチェックポイントとなっています。
適正な労働時間把握のためのポイント
労働時間を適正に把握するためのポイントは以下の通りです。
1. 客観的な記録方法の採用
タイムカード、ICカード、生体認証、PCログなど、客観的な方法で労働時間を記録する仕組みを導入することができないか検討します。自己申告制を採用する場合も、これらの客観的記録との乖離チェックを行うことが必要です。
2. 定期的な乖離チェックの実施
月次や四半期ごとに、PCログなどの客観的記録と申告労働時間との間に乖離がないかチェックします。特に深夜や休日の記録、恒常的に乖離が生じている社員のパターンには注意が必要です。
3. 乖離時の対応フローの確立
乖離が発見された場合の対応手順（事実確認、原因分析、必要に応じた労働時間の修正、再発防止策の実施など）を明確化します。
4. 労働時間管理に関する教育
管理職・一般社員双方に対して、「労働時間」の定義、適切な申告の重要性、不適切な労働時間管理のリスクなどについて定期的に教育を行います。
5. 業務実態に合わせた管理方法の選択
テレワークやフレックスタイム制など多様な働き方に対応した労働時間管理の方法を検討します。特にテレワークではPCログや業務システムのアクセスログなどの活用が有効です。
実際の改善事例
IT企業では「自己研鑽」と称して深夜や休日にPCにログインし業務を行う社員が複数発見されました。会社として明確に「自己研鑽の名目での業務禁止」を通達し、PCの使用制限を設けるとともに、適切な業務配分と納期設定を行うことで改善しています。
まとめ
労働時間の適正な把握は、法令遵守の観点だけでなく、従業員の健康管理や生産性向上の観点からも重要な経営課題です。特にPCログなど客観的記録との乖離確認は、未払い残業代のリスク回避のために必須となっています。今や労働時間の長さが労災等にも直結する時代となっています。労務管理の根っこである労働時間管理についてはどこの企業も徹底して意識する必要があります。
